Vereinssoftware statt Excel

DMS statt Papier

Die Verwaltung der Mitglieder und die Erstellung der Abrechnungen ist jahrelang in verschiedenen Exceltabellen erfolgt. Eine Lösung, die regelmäßig für "Durcheinander" sorgte und einen erheblichen Bearbeitungsaufwand erzeugte. Zur Vereinfachung der Verwaltung wurden verschiedene Softwarelösungen betrachtet, die alle mehr oder weniger geeignet schienen.
Letztendlich überzeugte aber das frei anpassbare DMS-Programm DOCUframe von GSD-Software (www.gsd-software.com) . Hier werden nicht nur die Mitglieder verwaltet oder Rechnungen erstellt. Durch die integrierte Kommunikation (eMail-Server, Telefonie), bietet das Programm einen vollumfänglichen Zugriff auf alle relevanten Daten und - Datenschutzkonform abgelegt - auf die zugehörigen Dokumente (Word, Excel, PDF...), EMail, Anschreiben, Rechnungen etc. Ein Import aus zB. Excel, XML ermöglicht eine einfachen Datenpflege. Ein vorhandenes Warenwirtschaft gewährleistet die Abwicklung aller Zahlungen. Ein integrierter Kalender (mit Einladungsfunktion, Wiedervorlage von Dokumenten) lässt uns keinen Termin verpassen.

Mitgliederverwaltung

Die Stammdaten wie Adresse, Telefon und eMail, aber auch Geburtsdaten für die Statistik an den Regionalverband werden gepflegt und können jederzeit in Listen /Excel ausgegeben werden. Alle Dokumente des Mitgliedes (Post, Rechnungen, eMail) und die zugehörige Gartenakte sind (frei strukturierbar) an der Mitgliederadresse abgelegt.

Gartenakte

Jeder Garten wird in einer eigenen elektronischen Akte mit Nutzungsstatus verwaltet. Hier ist die Historie der Pächter genauso hinterlegt, wie die einzelnen Zähler für Energie oder Wasser. Die Zählerstände werden bei Ablesung ganz einfach per Exceldaten oder als Direktbuchung (zB. Zählerwechsel) geschrieben. Dokumente zum Garten (z.B. Dichtheitsprüfung für Abwasserbehälter) können direkt hinterlegt werden und sind dann jederzeit abrufbar.
Direkt können Einträge in Übersichten/Listen wie z.B. Anmeldung zum Termin erstellt werden.

Abrechnungstool

Das Herzstück ist die frei konfigurierbare Abrechnung. Hier werden die Werte aus Eingangsrechnungen und Ablesungen hinterlegt bzw. ausgewertet, damit die sich daraus ergebenden Faktoren berechnet und die festen Abrechnungspositionen zusammengestellt. Egal ob der Verbrauch pauschal, nach Gartengröße oder aus Zählerverbrauch (mit Verlustausgleich) erfolgt - alles ist möglich. Auch die Abrechnung der Soll-Pflichtstunden (mit Übertrag und/oder Erstattung in 3 Leistungsstufen) pro Garten ober direkte Kontierungsbuchungen (Guthaben/Nachforderung) mit nachfolgender Abrechnung sind vorhanden. Für jedes Gartenjahr wird ein eigene Akte geführt, wo alle Aktionen / erstelle Dokument von Vorstand und Mitgliedern abgelegt werden, so dass jederzeit das Jahr nachvollziehbar ist.

Warenwirtschaft

Mit der Abrechnung werden aus den Zählerständen und den festen Beträgen der Abrechnung (Mitgliedsbeitrag, Umlagen etc.) die Rechnungen erstellt und dann in den Versand gegeben - entweder direkt per Mail oder als Ausdruck. Automatisch ist eine OP-Verwaltung aktiv, die entsprechend Zahlunseingang ausgebucht wird.

Ein integiertes Kassenbuch und die Buchung von Eingangsbelegen ermöglichen bei Bedarf die direkte Buchung auf Konten und Kostenstellen.

Hosting

Das Programm ist auf einem Windowsserver in der Cloud installiert, so dass alle Vorstandsmitglieder bei Bedarf auf die notwendigen Daten zugriff haben. Der Umfang des Datenzugriff wird dabei durch Benutzerrechte gesteuert. Ein mobiler Zugriff per App ist möglich.

Anfrage anderer Vereine gern per E-Mail (s.Impressum)

Inhalt
1. Start DOCUframe
2. Mitgliederadressen
3. Dokumente
4. Vereinsadresse KGV
5. Zuordnung von eingehenden Dokumenten / eMail per Rich-Menü oder Drag & Drop
6. Objektakte „Garten“ - Verwaltung und Abrechnung Zähler, Besitzer
7. Zähler Energie, Wasser (Beschreibung und Ablesestände)
8. Vereinsarbeit (Nutzungsvariante)
9. Vorgang Jahresaktivitäten
10. Rollen und Funktionen
11. Abrechnung als Vorlage zu Jahresabrechnung
12. Serienmail / Brief aus Adresslisten
13. Serien-E-Mail versenden / Seriendruck
14. Erstellen von Text / Brief mit Vorlage
15. Textbausteine
16. Mitteilungen auf der Jahresrechnung
17. Kontierung (Guthaben / OP ) pro Garten
18. Stunden erfassen, Stundenlisten
19. Zählerablesung/ Zählerwechsel
20. Mitgliederliste und Belegung
21. Datenübersichten erstellen, exportieren
22. Kassenbuchungen
23. Menü Warenwirtschaft – Übersicht und Zahlungskontrolle
24. OP-Verwaltung
25. Mahnungen